Lieux de séminaires recommandés

1. Ouverture du dossier de candidature

Le « Label ARFOR » est accessible à tous les établissements répondant aux exigences des standards  minimaux établis par l’ARFOR.

Les établissements qui souhaitent obtenir le « Label ARFOR » doivent effectuer une demande d’ouverture de dossier auprès du secrétariat opérationnel de l’ARFOR, qui adresse la liste des critères de référence pour l’attribution et le renouvellement du « Label ARFOR » ainsi que :

La feuille de renseignements généraux,

L’attestation de réponse aux conditions minimales pour entrée en matière,

Ces deux documents, dûment remplis, font partie intégrante du dossier de candidature.

La direction de l’établissement demandeur retourne ensuite son dossier de candidature complet qui comprend :

La feuille de renseignements généraux dûment complétée,

L’attestation de réponse aux conditions minimales pour entrée en matière dûment signée par la direction,

Les documents de présentation de l’établissement candidat et de ses prestations.

Dans le cas d’établissement comprenant plusieurs sites (Groupement, Chaîne, Union, Association) chaque site fait l’objet d’une demande donnant lieu à une procédure qui lui est propre.  

2. Conditions minimales requises pour entrée en matière 

• Certifier que l’établissement répond aux prescriptions et obligations de la législation relative à l’hôtellerie et à la restauration ainsi qu’à la législation concernant la sécurité et l’hygiène des lieux publics,
• Répondre aux standards minimaux requis pour l’obtention du « Label Arfor » en matière d’hygiène et de propreté des installations sanitaires,
• Garantir que l’établissement bénéficie des couvertures d’assurances RC et accidents en faveur des personnes et des biens de la clientèle,
• Disposer de salles de séminaires équipées de moyens didactiques et multimédia récents et en bon état (Rétroprojecteur, écran, flip chart dans chaque salle, mise à disposition de beamer, de TV et de magnétoscope sur demande, connexion Internet par câble ou wifi),
• Etre en mesure d’accueillir jusqu’à 60 personnes dans une des salles, à défaut offrir des prestations d’exception en termes de service, de situation et d’équipement,
• Disposer d’un personnel d’assistance technique compétent pour la mise en œuvre de son matériel,
• Offrir des prestations de restauration comprenant au minimum un menu du jour, un menu 3 plats et un service à la carte,
• Présenter une situation dans un cadre agréable sans nuisances sonores,
• Bénéficier d'un environnement touristique attractif

3. Analyse du dossier de candidature

Le dossier de candidature fait l’objet d’une première évaluation de conformité documentaire. La demande est recevable pour autant que l’établissement remplisse les conditions minimales requises. En cas de refus d’entrée en matière celui-ci doit être motivé. Le refus est maintenu tant que la preuve de la mise en conformité avec les conditions minimales n’est pas établie par l’établissement demandeur.

Le dossier est ensuite transmis à l’auditeur qui prend contact avec l’établissement demandeur pour convenir d’une date de rencontre sur place. 

 4. Critères de référence pour l’attribution et le renouvellement du Label Arfor 

Les critères de références sont au nombre de dix. Chaque critère fait l’objet d’indicateurs assortis de standards minimaux correspondant aux attentes à satisfaire. Le détail des critères de référence, des indicateurs et des standards minimaux figure dans le « catalogue des critères de référence pour l’attribution et le renouvellement du Label Arfor »

Les critères sont les suivants :

• Traitement des demandes clients
• Accès
• Cadre
• Réception des clients
• Locaux communs
• Salles de séminaires
• Pauses
• Restaurant(s)
• Bar
• Chambres

NB : la non-conformité aux standards minimaux requis en matière d’hygiène et de propreté des installations sanitaires est éliminatoire,

5. Audit de l’établissement et rapport de visite

L’auditeur prend contact avec la direction de l’établissement pour l’organisation de la visite sur place.

L’audit porte sur l’évaluation des critères contenus dans « le catalogue des critères de référence pour l’attribution et le renouvellement du Label ARFOR ».

Le rapport d’audit est rédigé sur la base du « catalogue des critères de référence » accompagné de commentaires et de recommandations éventuelles.

6. Décision et droit de recours

Le Label ARFOR est attribué sous condition que l’établissement réponde à 90% des standards minimaux requis ou s’engage à corriger les non-conformités mineures relevées dans un délai de 3 mois suivant l’audit.

En cas de refus de l’attribution du Label ARFOR la décision doit être motivée en énonçant les non-conformités relevées et les mesures correctrices nécessaires pour une entrée en matière ultérieure.

L’établissement peut recourir de la décision de refus d’attribution du Label en apportant la preuve concrète de sa conformité effective aux exigences minimales mises en cause. La voie de droit est exclue.

7. Visite mystère et rapport de visite intermédiaire

Une ou plusieurs visites intermédiaires peuvent être réalisées sur le principe de la visite mystère pendant la durée de validité du Label. Chaque visite mystère fait l’objet d’un rapport d’information confidentiel adressé à la direction du lieu visité. Cette prestation est incluse et ne fait pas l’objet de coûts supplémentaires.

8. Questionnaire de satisfaction et suivi

Les utilisateurs des prestations des lieux de séminaire labellisés, qu’ils soient professionnels de la formation et membres de l’ARFOR ou non,  sont invités à remplir un questionnaire de satisfaction établi par l’établissement « Labellisé » et validé lors de l’audit d’attribution du Label.

L’établissement labellisé s’engage à le présenter systématiquement à la personne responsable de l’animation de la session avant son départ de l’établissement.

Les membres de l’ARFOR sont habilités à informer l’instance de gestion du « Label ARFOR » de leurs observations, remarques et recommandations pour faire part de leur satisfaction ou de leur mécontentement quant à la qualité des lieux de séminaire visités, que ceux-ci soient ou non bénéficiaires du Label. Le taux de satisfaction moyen ainsi observé est pris en compte lors du renouvellement de l’attribution du Label. L’instance de gestion du Label est seule juge de la suite à donner aux informations qui lui sont communiquées.

9. Renouvellement de l’attribution du Label ARFOR

Le renouvellement de l’attribution du « Label ARFOR » fait l’objet d’une visite d’audit spécifique suivie d’un rapport confidentiel remis à la direction de l’établissement. Conduite par des auditeurs spécialement formés, elle est destinée à déterminer si :

• Les exigences minimales pour l’obtention du « Label ARFOR » sont toujours respectées,
• Les remarques des questionnaires de satisfaction ont été prises en compte,
• Des mesures correctives ont été prises, 
• Des travaux, modifications, mesures importantes ont été entrepris dans l’année, 
• La direction veille au maintien et au développement de la qualité des prestations offertes aux utilisateurs de lieux de séminaire dans le cadre d’activités en relation avec la formation. 

L’audit pour le renouvellement de l’attribution du « Label ARFOR » est en principe effectué deux mois avant l’échéance de la validité du Label.

La procédure pour la visite de renouvellement est identique à celle mise en œuvre pour la première attribution.

En cas de refus du renouvellement, le droit de recours est identique à celui de la procédure de première attribution.

10. Renonciation

Tout établissement est libre de renoncer au renouvellement de l’attribution du « Label ARFOR ». Il renonce alors à l’ensemble des avantages résultant de l’attribution du Label ainsi qu’à son droit d’utilisation. Les mesures administratives sont prises à l’échéance de la validité du Label (enlèvement de la plaque distinctive, radiation du site Internet et de la brochure)

Règlement  édition 2011